本コースでは、Excelを活用した、集計処理について学びます。

コース目標は次の通りです。

・Excelのデータ活用のための基本的なテクニックを身につける

・Excelによる集計処理を素早く、正確にできるようになる

Excelの並べ替えやフィルター、集計などの機能を利用する際には一覧表を使います。

一覧表を作成する際には以下のことに注意しましょう。

・先頭行を表の項目名（フィールド名）とすること

・表の項目は1行で表すこと

・項目名のセルには、2行目以降のデータ（レコード）と異なる書式を設定すること

・1行1明細になっていること

・どの行でも、同じ列には同じ種類のデータを入力すること

・1列1意になっていること

・同じ列のセルには同じ書式を設定すること

・表記を統一すること。たとえば、全角と半角、ひらがなとカタカナ、株式会社と記号の括弧株、姓と名の間のスペースの有無など

・セル内のデータの前後に余分なスペースを挿入しないこと

・途中に集計行を入れないこと

・空白行を作らないこと

・他のデータとの間には、1つ以上の空白列または空白行を挿入すること

各ポイントの詳細について解説します。

一覧表の要素について解説します。

一覧表の各列のことをフィールド、列の先頭の項目名をフィールド名、各行のデータをレコードと呼びます。

項目行は1行のみで表します。

セルの結合は一切行いません。同じグループ同士のデータをまとめたくなってもセルの結合は行わないようにしましょう。

セルの結合をすると「1列1データ」というデータベースの体をなさなくなってしまいます。

1件の事実を1行で表します。

1つのセルに複数のデータを入力するとデータベースとして正しく機能しなくなります。

1行には、1件のみのデータを入力し、1つのセルに複数のデータを入力しないようにしましょう。

同じ列には、意味の同じデータのみを入力します。

異なるデータを1つのセルに入力すると正しい集計ができません。

異なるデータを入力したい場合には、備考など別の項目を追加しましょう。

1つの列では、同じ意味のデータを同じように入力します。

表現は似ていても文字列と日付は、異なる種類のデータです。

同じ種類に統一しましょう。

タイトルなど、データそのものとは異なる項目はデータと隣接させてはいけません。

タイトルとデータベース領域の間に空欄行を起きましょう。

空欄行がないと、データベースはうまく機能してくれません。

一覧表が作成されていれば、このように

一覧表内の任意の1つのセルを選択すれば、データ範囲が自動認識されます。

並べ替えやフィルター、集計などの機能を簡単に使えます。