まずはルールです。

・グランドルールを決めておきましょう。(例：人の意見は否定せず、まず訊くことなど)

・開始時間を周知してもらいましょう。

・リラックスしてもらえるように、飲み物や、可能であれば飴やチョコなど一口で食べられるおやつもあると良いでしょう。

・ホワイトボードは2枚以上あるのが望ましいでしょう。(ホワイトボードマーカーは3色は揃え、常にチェック)

・机、椅子の配置を話しやすいように工夫する。(特にホワイトボードは全員が見えるようにする)

こちらはグランドルールの一例です。私が研修をさせて頂いた会社で、皆で「会議の基本」と称してこのようなグランドルールを決めました。よろしければじっくり見てみてください。